「採択決定！」の通知を受け取った瞬間、多くの経営者様は、苦労が報われた安堵感で、肩の荷が下りたと感じることでしょう。「これで、計画した設備投資ができる」と。
しかし、大変残念ながら、補助金申請のプロセスは、まだ終わっていません。
むしろ、ここからが本当の山場です。補助金を、実際に自社の口座で受け取るための“最後の関門”である「実績報告書」の作成が、あなたを待ち構えています。
この報告書を甘く見ていると、「採択されたのにお金がもらえない」という最悪の事態に陥りかねません。
この記事では、その大変さと重要性、そして失敗しないための鉄則を解説します。
なぜ「実績報告書」が、これほどまでに大変で、重要なのか？
まず、絶対に知っておかなければならない事実があります。
それは、補助金は原則として「後払い」だということです。
採択決定の通知は、あくまで「計画が承認されれば、後でお金を払いますよ」という“約束”にすぎません。補助事業の期間が終了した後、「事業計画書に書いた通りの投資を、ルールに則って、間違いなく実行しました」ということを、証拠書類と共に証明するのが「実績報告書」です。
この報告書が受理されて、初めて補助金額が確定し、あなたの会社の口座に振り込まれるのです。
つまり、この報告書がなければ、補助金は1円ももらえません。
これが、実績報告書が極めて「重要」である理由です。
そして、その証明プロセスが、想像以上に「大変」なのです。審査官は、「おそらく、こう使っただろう」などと推測はしてくれません。全ての経費について、客観的な証拠に基づき、「計画書通りに、1円の狂いもなく、正しく使われたか」を、極めて厳格にチェックします。
“証拠”がすべて。事業期間中から始める「３つの鉄則」
実績報告書の作成は、事業が終わった後に始めるのではありません。
補助金の交付が決定した、その日から始まっています。以下の３つの鉄則を、常に頭に入れて事業を進めてください。
鉄則①：「日付」と「金額」が分かる証拠を、すべて時系列で保管せよ
経費の正当性を証明するためには、以下の書類一式が、パズルのピースのように完璧に揃っている必要があります。
- 見積書（計画書に添付したもの）
- 発注書（または注文書）
- 契約書
- 納品書
- 請求書
- 振込明細（または支払った証明）
これらの書類の日付の前後関係が矛盾していたり、金額が1円でも違っていたりすると、経費として認められない可能性があります。全ての書類を、取引ごとにファイリングし、時系列で整理・保管しておきましょう。
鉄則②：事業の「進捗」が分かる写真を、こまめに撮影せよ
意外と忘れがちなのが、「写真」という証拠です。
- 設備投資の場合：発注した機械の「納品時」「設置時」「稼働時」の写真を撮る。
- ウェブサイト制作の場合：構築途中の画面キャプチャを、段階的に保存しておく。
- チラシ作成の場合：印刷会社との打ち合わせ風景や、完成したチラシが納品された様子の写真を撮る。
これらの写真は、事業を実際に遂行したことの、何より雄弁な証拠となります。
鉄則③：計画書と「一言一句」違わぬよう、事業を遂行せよ
もし、事業計画書で「A社のXXという機械を導入する」と書いて採択されたなら、たとえB社のYYという機械の方が安くて高性能だったとしても、勝手に変更してはいけません。
それは、承認された計画とは「違う事業」と見なされ、補助金の対象外となります。
やむを得ず計画を変更する場合は、必ず事前に事務局に相談し、「計画変更承認申請」などの正式な手続きを踏む必要があります。
FSPが「最後の１メートル」まで伴走する理由
私たちFSPの支援は、補助金の採択決定で終わりではありません。
なぜなら、この複雑で大変な実績報告書の作成こそが、クライアントが確実に資金を受け取るための、最終的かつ重要なステップだと理解しているからです。
私たちの「段取り術」は、採択後の事業期間中の証拠書類の管理方法や、写真撮影のタイミングまでをもカバーします。
最後の最後まで伴走し、満額の補助金が、あなたの会社の口座に振り込まれるのを見届ける。
それが、FSPの考える「真の支援」です。
まとめ
補助金の採択通知は、山登りで言えば、まだ８合目です。
本当の頂上は、実績報告書を提出し、補助金の入金を確認した、その瞬間です。
そして、その頂上に辿り着くためには、山を登りながら、一歩一歩の足跡（＝証拠）を、丁寧かつ正確に残していく必要があります。この地道で大変な作業をやり遂げて初めて、あなたの挑戦は、報われるのです。
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現状と可能性を客観的に見つめ直すことから始めてみましょう 。
